Пересортица товара: что такое и как избежать

Если в ваших отчетах все чаще стало возникать такое тревожное явление как пересортица, то желательно разобраться в ее причинах и методах предотвращения. В этом материале LIFE PAY разбирает что такое пересорт и дает рекомендации по настройке учета во избежание распространенной проблемы.

Пересортица - нередкое и неприятное явление, возникающее при процессе инвентаризации. Фактически она выражается в недостаточном количестве одного товара на складе (на полке) при излишнем количестве другого товара в рамках одного товарного вида. Также важный момент - недосдача и излишек количественно эквивалентны друг другу. В результате, в обоих случаях данные в товароучета и факт не совпадают, что требует дополнительных разбирательств со стороны бухгалтеров, продавцов, работников склада, курьеров, кассиров. Ну и начальства (как минимум требуется подпись руководителя при зачете пересортицы).

Следует отличать пересортицу от недосдачи. Во втором случае несоответствия в учете касаются только 1 группы товаров, т.е. никакой “компенсации” в количестве в других товарных не наблюдается. Пересортица же обязательно затрагивает минимум два наименования. Например, если на складе какого-либо ритейлера в конце дня ожидали в остатках, согласно учетным данным, 6 коробок апельсинового сока J7 и 4 коробки апельсинового сока Rich, а по итогу получили 3 сока J7 и 7 нектара Rich - это пересортица. Значит, каким-то образом был продан был продан один сок вместо другого.

Нашли пересортицу. Что делают дальше?

Во-первых, нужно вычислить виновное лицо и запросить с него объяснительную записку, которая расскажет почему и как произошел пересорт. Процедура довольно стандартная для ритейла, все должно происходить сугубо в деловом и профессиональном тоне. Сам документ пишется в свободной форме и содержит сведения о пересортированных товарах, условиях, способствовавших ошибке. Также нужно прописать меры, которые будут предприняты во избежание подобных ситуаций в будущем (но эти ситуации, конечно, будут происходить и не раз).

Далее оформляется, если возможно, такая операция как взаимозачет. Иными словами, можно переоформить бухгалтерский учет таким образом, чтобы оба товара взаимно зачлись между собой. Для этого подается запрос к руководителю организации. Не во всех случаях взаимозачет возможен. Для его осуществления нужны несколько критериев:

В этом случае на рассмотрение директору предприятия поступает возможность о взаимозачете. После одобрения операции главному бухгалтеру поступает приказ о произведении взаимозачета. Приказ обычно содержит дату инвентаризации, при которой был зафиксирован пересорт, вид товаров, подвергшихся пересортице и их количество, стоимость, на которую производится взаимозачет, причины возникшей ситуации и данные об ответственном сотруднике. Также прописывается мера административного взыскания с лиц, допустивших ошибку. К сожалению, чаще всего за подобные ошибки взимается некоторая сумма с зарплаты виновных работников.

После получения приказа о взаимозачете бухгалтерия вносит изменения в сличительную ведомость, которая содержит информацию о недосдачах и излишках и имеет фиксированную форму ИНВ-19. Ведомость имеет несколько страниц, на первой из которых фиксируются сведения о торгово-материальных ценностях, ответственных лицах и сами данные об организации. Обязательно в конце ставится сумма расхождений по выявленным товарам.

Документ пишется в двух экземплярах: один остается в бухгалтерии, второй выдается материально ответственному лицу.

Почему происходит пересорт?

Причин пересортицы может быть несколько. Стоит помнить, что между приемом товара на предприятии и его реализацией на кассе имеется несколько звеньев одной цепочки и нарушения могут возникнуть на любом из них.

Самые распространенные причины пересорта:

Как избежать пересортицы?

Можно попробовать объединять взаимозаменяемые товары в одну категорию. Чем меньше категорий, тем меньше шанс путаницы в них.

Использовать названия товаров и прайс-листы согласно перечням от поставщиков.

Сделать более строгой процедуру инвентаризации с особым вниманием к товарам, близким по группе.

Ответственно вести журнал замены на производстве

Для того, чтобы предотвратить возникновение пересортицы (снизить риск их возникновения), также можно заранее побеспокоиться о нескольких аспектах.

В-первую очередь, установить строгую дисциплину для персонала на работе и не бояться наказывать работников за халатное отношение к продукции и учету. Это относится и к процедурам приема товара на складе, его отгрузки-выгрузки, к маркировке и кассовым операциям.

Во-вторых, стоит стоит вовремя обновлять и следить за качеством приборов, с которыми работают сотрудники: сканеры, кассы, терминалы.

И, наконец, самый главный критерий - современное программное обеспечение, которое способно максимально автоматизировать процесс отслеживания динамики товара на предприятии.

Кассовая программа, товароучетная система, CRM-система, система бухгалтерского учета и ЭДО - желательно чтобы эти 5 программ были интегрированы между собой для свободного и мгновенного обмена информацией.

Например, кассово-платежное приложение LIFE POS с функциями учета разработано специально с расчетом на интеграции программы с системами CRM, товарного и бухучета. Это критически важно для автоматизации переноса информации о заказах из одной системы в другую. Когда этим занимаются вручную (например, сотрудник бухгалтерского отдела переносит информацию из кассовой системы в таблицу бухгалтерского учета), то возрастает риск человеческой ошибки. А это одна из главных причин неточностей в учете, и при пересорте, в частности.

При использовании приложения LIFE POS автоматизация о списании того или иного товара автоматически поступает в учетные системы организации, причем мгновенно. Системы синхронизируются друг с другом и старшие сотрудники могут наблюдать статусы заказов, а значит и динамики товара в реальном времени.

Отдельно хочется отметить важность прозрачности учета продаж. Мода на омниканальную торговлю не собирается никуда деваться в ближайшие 10 лет, однако когда бизнес совмещает несколько каналов продаж - отследить ход товара становится задачкой со звездочкой. В этом случае нужно подключать софт, который будет способен:

Фиксировать заказы в личном кабинете с мельчайшими деталями сделок: канал продаж, артикул товара, ответственный сотрудник (продавец, кассир, курьер), сумма оплаты, терминал приема платежа, статус транзакции. Имея эти данные зафиксированными в случае возникновения пересортицы всегда можно вычислить этап, на котором сделка пошла в неправильную сторону.

Актуализировать данные в любой момент продаж, в том числе и при доставке. Представим ситуацию: курьер ресторана повез к заказчику несколько готовых блюд, однако заказчику одно из блюд пришлось не по душе (не понравился внешний вид, к примеру). В учетной системе уже зафиксировано списание 1 порции данного блюда, а по факту заказчик требует себе другое блюдо взамен. Курьер выдает его, но у него нет возможности зафиксировать списание другого блюда в базе данных. По итогу получается классическая картина пересортицы: блюдо, списанное в системе учета, по факту возвращается в магазин, а блюда, которое не планировалось списываться, в наличии на 1 артикул меньше.

Если бы у курьера была возможность внести правильные данные в учетную систему, в соответствии с изменением запроса со стороны покупателя, то и угрозы пересорта не возникло бы.

Все это умеет LIFE POS . Его интерфейс позволяет гибко управлять данными и обновлять информацию о заказе даже на доставке на месте клиента. Достоверные данные мгновенно синхронизируются с базами товароучетной, бухгалтерской и CRM системы. А само кассовое приложение предоставляет удобный личный кабинет с полной информацией по заказу, как написано в пункте 1.

Почитать про омниканальную торговлю и как правильно ее организовать можно в статье “Омниканальная торговля: почему это неизбежное будущее” в блоге LIFE PAY

Помимо этого, LIFE POS умеет:

Синхронизировать передачу данных от кассового приложения на терминал в местах продаж. Это исключает ручное вбивание суммы на терминал, а значит и снижает риск человеческой ошибки.

Предоставлять статистику с графиками по выбранному периоду, сотруднику, торговой точке в личном кабинете.

Управлять доступами сотрудников к редактированию заказов. Если вы в первое время не доверяете собственным курьерам и боитесь фрода, то можете на время запретить им редактуру заказов, чтобы исключить намеренное искажение данных при заказе.

Узнать больше про работу приложения LIFE POS можно, оставив заявку в нашем телеграм-боте LIFE PAY

	Код для вставки в блог | Посмотреть результат Выделите любой фрагмент прямо в тексте статьи и нажмите Ctrl+Insert или скопируйте готовый код: <table style="border: 1px solid #DDD2B7; padding: 10px; background-color: #FCFBF8;" width="100%"> <tr> <td style="vertical-align: top; padding-bottom: 10px; border-bottom: 1px solid #D7D7D7; font-size: 20px; color: black;"> <a href="http://newrbk.ru/"><img src="http://newrbk.ru//images/logo_news.png" style="vertical-align: middle; margin-right: 5px;" alt="" /></a> Раздел: Авто </td> </tr> <tr> <td style="vertical-align: top; padding-top: 5px;"><div style="float: left; width: 100px; height: 100px; margin: 5px 10px 0px 0px; border: 1px solid #E3E6EA; padding: 3px;"> <a href="http://newrbk.ru/news/2016185-peresortica-tovara-chto-takoe-i-kak-izbezhat.html"><img src="http://newrbk.ru/pictures/normal_2023-06/459508292.png" style="display: block;" alt="" /></a> </div> <div style="margin-left: 118px;"><h3 style="font-size: 16px; color: #4e4e4e; font-weight: normal; padding-bottom: 3px; font-family: Tahoma, Arial, Helvetica, sans-serif;"><a href="http://newrbk.ru/news/2016185-peresortica-tovara-chto-takoe-i-kak-izbezhat.html">Пересортица товара: что такое и как избежать</a></h3> <div style="font-size: 11px; color: #666666; padding-bottom: 3px;">Опубликовано: 2023-06-16 20:15:08</div><p id="insert_blogs_aded02" style="padding: 0px;">Если в ваших отчетах все чаще стало возникать такое тревожное явление как пересортица, то желательно разобраться в ее причинах и методах предотвращения.... <a style="color: #065FD1;" href="http://newrbk.ru/news/2016185-peresortica-tovara-chto-takoe-i-kak-izbezhat.html">Подробнее »</a></p> </div> </td> </tr> </table> Мы весьма признательны всем, кто использует наши тексты в блогах и форумах. Пожалуйста, уважайте труд журналистов: не перепечатывайте в блогах статьи целиком (они всегда доступны по этому адресу), не забывайте ставить ссылки на полный текст на нашем сайте. Раздел: Авто Пересортица товара: что такое и как избежать Опубликовано: 2023-06-16 20:15:08 Если в ваших отчетах все чаще стало возникать такое тревожное явление как пересортица, то желательно разобраться в ее причинах и методах предотвращения.... Подробнее »